Hier staat een voorbeeld van een werkvergunning. Het gebruik van werkvergunningen is nader beschreven in Toepassen werkvergunning.

Een werkvergunning

• staat op naam van de uitvoerende(n) en is niet overdraagbaar 
• bevat de namen van personen die het werk uitvoeren en is door hun ondertekend 
• is alleen geldig op de aangegeven dag en tijd 
• wordt pas uitgegeven direct voor aanvang van het werk 
• wordt bij het einde van het werk, of indien het werk om andere redenen wordt gestaakt, ingeleverd bij de vergunningverlener

Verantwoordelijkheden

Een werkvergunning wordt alleen uitgeven door personen die daarvoor bevoegd en aangewezen zijn. Een bevoegd persoon is verantwoordelijk voor het uitgeven van de werkvergunningen in zijn gebied; een vergunningverlener kan bijvoorbeeld een bedrijfsleider, productieleider, projectleider, hoofd van dienst, teamleider zijn. Een uit te geven werkvergunning moet dagelijks voor de aanvang van de werkzaamheden worden opgemaakt.

De bevoegde functionaris

• vult de werkvergunning volledig in en/of controleert deze 
• vult ook de namen van alle personen die het werk gaan uitvoeren op de vergunning in 
• zorgt ervoor dat deze personen de vergunning lezen, begrijpen en ondertekenen 
• controleert of alle maatregelen genomen zijn om de werkzaamheden veilig uit te kunnen voeren 
• bekrachtigt het gebruik van de juiste PBM’s 
• ondertekent de vergunning 
• draagt het werk over aan zijn opvolger in een eventueel volgende werkploeg 
• geeft de werkvergunning pas uit als aan alle voorwaarden is voldaan

De vergunningverlener is verantwoordelijk voor het toezicht op een veilige uitvoering van het werk. Ingeval van overeengekomen projecten kan deze verantwoordelijkheid overgedragen worden aan de projectleider.

De aanvrager is de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het werk (bijv. de voorman van een buitenfirma). De aanvrager: 

• geeft aan op de werkvergunning welke voorzorgsmaatregelen getroffen moeten worden door de productieleider (projectleider) danwel verantwoordelijke afdeling. 
• geeft aan welke persoonlijke beschermingsmiddelen gebruikt moeten worden in aanvulling op de standaard voorgeschreven PBM.

De uitvoerenden zijn de personen die het werk daadwerkelijk uitvoeren. De uitvoerenden:

• lezen, begrijpen en ondertekenen de werkvergunning 
• volgen de eventueel bijbehorende instructies nauwkeurig op 
• gebruiken de voorgeschreven beschermingsmiddelen op de juiste wijze 
• melden onveilige situaties en calamiteiten onmiddellijk 
• lezen het reglement over veiligheid en milieu voor derden (indien beschikbaar)

Algemeen

De werkvergunning moet ondertekend zijn door de verantwoordelijke personen. Zorg dat de vergunning of een kopie op de werkplek aanwezig is. Zie er op toe dat alle zaken die in de werkvergunning vermeld staan ook daadwerkelijk uitgevoerd worden.

Archivering

De uitgegeven werkvergunning worden per bedrijf of afdeling gearchiveerd, in verband met een mogelijk incidentonderzoek door de Inspectie SZW voor tenminste drie maanden.

Werkinstructie

Werkinstructie(s) kunnen per onderdeel waar het in de werkvergunning betrekking op heeft toegevoegd worden en of aangemerkt worden op de werkvergunning. De vergunninghoudende persoon geeft aan het gelezen en begrepen te hebben.

Geldigheid werkvergunning

De geldigheidsduur blijkt uit de werkvergunning.
Indien de omstandigheden ingrijpend wijzigen, wordt het werk gestaakt en levert de uitvoerende de wervergunning in en vraagt eventueel een nieuwe werkvergunning aan. Zo is bij terugkeer na een alarm een nieuwe vergunning nodig. Ook een weeromslag kan aanleiding zijn voor een nieuwe werkvergunning.
Het recht om een werkvergunning in te trekken is zowel voorbehouden aan de bevoegde personen van het bedrijf, als aan de aanvrager van de werkvergunning. Het intrekken van een werkvergunning geschiedt als een van de belanghebbende partijen een gevaarlijke situatie creëert, die niet wordt opgeheven, ook niet na uitdrukkelijk verzoek van de andere partijen. Het intrekken van een werkvergunning gaat gepaard met het stilleggen van de werkzaamheden.